Comment utiliser Fyonalis

Utilisez votre compte personnel et votre mot de passe. Le sélecteur de langue, en haut de chaque page, propose Français, English, Deutsch, Lëtzebuergesch, Português et Nederlands ; une fois connecté, votre choix est enregistré sur votre compte. La langue de correspondance d’un espace, utilisée pour les e-mails, se choisit séparément dans ses informations. Après 50 échecs pour un même identifiant dans l’heure, toutes adresses confondues, la connexion ralentit : réessayez une minute après le dernier échec. Les tentatives déjà refusées ne prolongent pas ce délai ; une réussite ne remet pas ce compteur à zéro avant la fin de l’heure. Les limites existantes par adresse restent applicables, sur le web comme sur mobile. Une adresse depuis laquelle vous avez réussi une connexion avec cet identifiant au cours des 30 derniers jours est exemptée de ce ralentissement par identifiant ; les limites par couple identifiant-adresse et par adresse restent applicables.

1. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe sur la page de connexion.
2. Si un changement est demandé, saisissez et confirmez le nouveau mot de passe puis reconnectez-vous.
3. Après des échecs répétés, l’écran Connexion affiche « Trop de tentatives, réessayez dans … » : patientez le temps indiqué. La limite porte sur le compte et sur l’adresse de connexion ; une connexion réussie remet à zéro le compteur de ce compte depuis cette adresse.

Compte inactif ou expiré : contactez votre interlocuteur habituel. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place. Ne transmettez jamais votre mot de passe.

Les documents et droits restent propres à chaque espace. Un espace unique s’ouvre directement ; sinon, Choisir votre espace les présente. Fyonalis s’utilise de préférence sur ordinateur ; le mobile sert au dépannage.

1. Si plusieurs espaces sont proposés, choisissez Ouvrir sur celui voulu ; ensuite, Changer d’espace (ou Mes espaces) y ramène.
2. Vérifiez le nom affiché et, au bureau, Vue : gestionnaire ou Vue : comptable avant une action.

Un accès client ne donne pas de droits professionnels. Le contact supplémentaire a seulement dépôt et documents reçus du bureau ; signalez un accès manquant au gestionnaire. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Mes documents présente Déposer et Documents avec leur compteur, sans sous-menu ; la carte À traiter signale le travail restant. Déposer ajoute des fichiers à l’espace sélectionné. Chaque dépôt accepte jusqu’à 100 fichiers et 100 Mo cumulés. La taille maximale d’un fichier est fixée par l’administration de la plateforme (20 Mo par défaut) ; un fichier plus grand est refusé avec le message « Taille maximale dépassée ». Les factures électroniques XML UBL (Peppol) et les relevés bancaires CODA (.cod) et CAMT (.xml) sont lus directement par Fyonalis, sans analyse par l’IA ; leurs totaux et leurs soldes sont contrôlés au dépôt. Un fichier incohérent est refusé avec un message qui indique la cause. À chaque dépôt, Fyonalis calcule l’empreinte numérique de chaque fichier et l’inscrit dans un journal où l’on ne peut qu’ajouter, chaque inscription reprenant l’empreinte de la précédente. Une modification ultérieure du fichier, ou une retouche du journal, devient ainsi détectable. Le retrait, l’export et la suppression d’un document y sont aussi inscrits. Un dépôt dont des fichiers sont refusés affiche « Erreur de traitement » dans l’historique, avec l’action Corriger. Elle ouvre Fichiers à corriger : chaque fichier refusé, le problème détecté et la correction ; Remplacer ramène au dépôt pour envoyer un fichier corrigé. Les autres fichiers du dépôt poursuivent leur traitement normalement.

1. Vérifiez l’espace puis choisissez Déposer et les fichiers.
2. Relisez le récapitulatif et confirmez le dépôt ; un dépôt ne vaut pas validation comptable.
3. Si votre demande de rattachement à un cabinet attend encore son acceptation, l’écran Déposer l’indique avec la date d’envoi : le dépôt sera possible dès que le cabinet l’aura acceptée. Vous pouvez consulter ou retirer cette demande dans Mon comptable.

Messages de refus des fichiers structurés : totaux incohérents ou élément obligatoire manquant dans une facture électronique (demandez une facture corrigée à l’émetteur) ; fichier XML qui n’est ni une facture électronique ni un relevé bancaire reconnu ; relevé bancaire incohérent (solde de départ + mouvements ≠ solde final), sans IBAN de compte valide ou avec une devise absente ou invalide (téléchargez-le à nouveau depuis votre banque). L’horodatage qualifié par un prestataire de confiance n’est pas encore activé.

L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

L’analyse est programmée après admission. PDF et images écrites exigent identité et profil comptable validé sans mandat ambigu ; CSV bancaire lu localement. Mes documents présente les originaux déposés et les pièces courantes qui regroupent leurs pages ou fichiers. Consultez leurs aperçus. Seul le comptable habilité sur le dossier peut créer des catégories. Le client et le comptable peuvent déplacer les documents selon leurs droits existants, sans modifier l’analyse. Une fusion ou séparation, lorsque proposée, conserve les originaux et crée des pièces à revoir et revalider ; les anciennes validations ne sont pas reprises automatiquement. L’aide ne lit pas le dossier. Le client habilité peut supprimer l’accès à ses dépôts, mais pas aux remises du cabinet. L’origine, jamais la catégorie, fixe ce droit. Le retrait couvre l’original et ses dérivés ; les preuves TVA sont conservées et les anciens téléchargements ne sont pas rappelés. Choisissez un membre ZIP à vérifier. Conserver confirme uniquement son appartenance à cet espace ; les autres doutes et contrôles restent à traiter. L’archive originale reste intacte et accessible selon les droits existants. Aucun transfert ni suppression par membre. Pendant l’attente ou le traitement, avant publication du résultat, la liste des documents et le récapitulatif du dépôt affichent « Analyse en cours ». Après publication, consultez de nouveau la liste pour voir les informations lues. Un blocage, un échec ou un retrait n’est pas présenté comme une analyse en cours ; les informations réellement absentes après analyse restent signalées.

1. Mes documents > Documents classés : ouvrez la livraison et lisez l’état et le motif bloquant.
2. Dans l’historique, « Ouvrir » reste disponible quand le dépôt est « En traitement » pour consulter les fichiers admis, refusés et encore en traitement. Un dépôt bloqué apparaît en « Erreur de traitement » ; « Corriger » ouvre son détail et, si l’analyse est interrompue ou en échec, « Reprendre l’analyse » est proposé.
3. Faites compléter la configuration ; après échec ou interruption, utilisez Reprendre l’analyse seulement si proposé et la cause traitée.

Consulter ne relance rien. Une reprise peut provoquer un nouvel appel ; évitez les répétitions et signalez une indisponibilité persistante sans supposer un crédit épuisé. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Espace à vérifier propose Conserver, Transférer ou Supprimer sans choix présélectionné.

1. Ouvrez l’original depuis la livraison et vérifiez le destinataire.
2. Choisissez l’action justifiée ; pour transférer, choisissez une destination proposée puis confirmez.

Mêmes titulaires, source isolable, aucun travail en cours ni traitement confirmé sont notamment requis. Un mandat seul ne bloque pas ; analyse neuve en cible sans validations source. Conserver résout seulement le doute. Contactez le support en cas de refus. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

L’Accueil présente le Suivi de la TVA par exercice, les Imputations, la Déclaration fiscale, les Échéances de paiement de l’année et Documents dans votre espace : un bloc par exercice ouvert, Archives pour les exercices clôturés, Sans exercice attribué, et un Total qui additionne ces blocs sans double comptage. Les échéances reprennent des faits visibles dans vos documents, sans calcul fiscal ni paiement.

1. Dans Échéances de paiement de l’année, choisissez le lien Ouvrir de la colonne Source et comparez avec l’original.
2. Complétez les faits ; pour un avis rectificatif, indiquez Source remplacée explicitement, puis Confirmer ces faits.

Laissez vides les dates et périodes absentes. La confirmation n’écrase pas l’original et ne valide pas la comptabilité ; signalez les contradictions au cabinet. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Documents reçus de mon comptable présente un tableau par type : Déclarations, Décomptes, Bilans, Rapports et Courriers, avec Classement disponible, Documents et Voir.

1. Depuis Mes documents, ouvrez Documents reçus de mon comptable.
2. Choisissez Voir pour un type puis ouvrez ou téléchargez le document disponible.

L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Utilisez votre compte personnel et votre mot de passe. Le sélecteur de langue, en haut de chaque page, propose Français, English, Deutsch, Lëtzebuergesch, Português et Nederlands ; une fois connecté, votre choix est enregistré sur votre compte. La langue de correspondance d’un espace, utilisée pour les e-mails, se choisit séparément dans ses informations. Après 50 échecs pour un même identifiant dans l’heure, toutes adresses confondues, la connexion ralentit : réessayez une minute après le dernier échec. Les tentatives déjà refusées ne prolongent pas ce délai ; une réussite ne remet pas ce compteur à zéro avant la fin de l’heure. Les limites existantes par adresse restent applicables, sur le web comme sur mobile. Une adresse depuis laquelle vous avez réussi une connexion avec cet identifiant au cours des 30 derniers jours est exemptée de ce ralentissement par identifiant ; les limites par couple identifiant-adresse et par adresse restent applicables.

1. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe sur la page de connexion.
2. Si un changement est demandé, saisissez et confirmez le nouveau mot de passe puis reconnectez-vous.
3. Après des échecs répétés, l’écran Connexion affiche « Trop de tentatives, réessayez dans … » : patientez le temps indiqué. La limite porte sur le compte et sur l’adresse de connexion ; une connexion réussie remet à zéro le compteur de ce compte depuis cette adresse.

Compte inactif ou expiré : contactez votre interlocuteur habituel. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place. Ne transmettez jamais votre mot de passe.

Les documents et droits restent propres à chaque espace. Un espace unique s’ouvre directement ; sinon, Choisir votre espace les présente. Fyonalis s’utilise de préférence sur ordinateur ; le mobile sert au dépannage.

1. Si plusieurs espaces sont proposés, choisissez Ouvrir sur celui voulu ; ensuite, Changer d’espace (ou Mes espaces) y ramène.
2. Vérifiez le nom affiché et, au bureau, Vue : gestionnaire ou Vue : comptable avant une action.

Un accès client ne donne pas de droits professionnels. Le contact supplémentaire a seulement dépôt et documents reçus du bureau ; signalez un accès manquant au gestionnaire. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Le client propose ; le comptable décide. Documents à valider permet une validation en masse ou une revue en série. Origine : proposition du client isole ces propositions. Une décision reste soumise aux droits et à la version courante. Dans Mes documents du client, une pièce dont le sens (achat ou vente) n’est pas connu avec certitude apparaît sous Catégorie à confirmer, jamais en Factures reçues par défaut. Au moment de décider, la catégorie n’est présélectionnée en Factures reçues ou Factures émises que si le sens est connu ou si l’analyse a donné cette catégorie telle quelle ; sinon, le choix de catégorie reste vide (Catégorie à confirmer) et le comptable la choisit. Pour une facture électronique déposée en XML UBL (Peppol), la revue affiche la facture lisible sous le bandeau « Facture électronique · XML UBL » au lieu d’un PDF. L’identité (émetteur, date, montant, référence) vient de la facture elle-même et n’est pas modifiable ; le classement et la ventilation restent à décider. Un relevé bancaire CSV peut être classé directement par Fyonalis, sans attendre votre validation, si tout est sans ambiguïté : fichier lu sans réserve et toutes ses lignes lisibles, sans doute sur l’espace ; un seul compte dans le fichier, dont l’IBAN (espaces et majuscules ignorés) correspond à un seul compte bancaire actif du dossier avec un titulaire renseigné ; toutes les dates dans une seule période de rapprochement confirmée, non validée, d’un exercice ouvert. Il est alors classé « Extrait bancaire », traitement informatif, catégorie « Relevés bancaires et cartes », avec l’exercice, la période et la date de fin du relevé ; l’historique indique l’auteur « Fyonalis » et le motif cite l’IBAN et la période. Sinon, le relevé reste à valider par vous. Vous pouvez toujours remplacer cette décision par une nouvelle validation.

1. Ouvrez Mes clients puis Production comptable › Documents à valider ; vérifiez le dossier et sélectionnez les pièces à relire.
2. Dans la revue, corrigez Émetteur, Date, Montant TTC et Référence si nécessaire, puis Ajouter à la sélection.
3. Valider et suivant passe à la pièce suivante après réussite ; en conflit, relisez la pièce avant de recommencer.

L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Ventiler TVA & imputer réunit la ventilation TVA et l’imputation sur un même écran : les articles d’une pièce et leurs comptes se contrôlent ensemble. La sélection permet aussi de contrôler et valider un lot de pièces sur le même écran. Le comptable ne peut pas supprimer les dépôts du client. Il peut retirer une remise de son cabinet dans le mandat actif, notamment une paie ou déclaration adressée au mauvais client. L’accès à l’original et aux dérivés est retiré, sans détruire une preuve TVA ni rappeler les téléchargements antérieurs. Une catégorie ne change pas ces droits. Choisissez un membre ZIP à vérifier. Conserver confirme uniquement son appartenance à cet espace ; les autres doutes et contrôles restent à traiter. L’archive originale reste intacte et accessible selon les droits existants. Aucun transfert ni suppression par membre. Pour exporter, ouvrez Écritures & exports : GENERIC_CSV porte sur toute la période, sans sélection des pièces.

1. Ouvrez Production comptable > Documents à valider, onglet Ventiler TVA & imputer ; filtrez au besoin par Achat ou vente, Fournisseur / client, Taux TVA, Compte, état ou Sans proposition.
2. Choisissez Contrôler, comparez chaque article à la source et complétez les champs ; Enregistrer le contrôle garde un travail partiel, Valider la ventilation termine le contrôle.

Compte et taux ne remplacent pas une décision fiscale. Une pièce figée ne se modifie plus : son compte se corrige par une écriture de reclassement. Signalez au bureau un référentiel absent ou un blocage persistant. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Déclarations TVA présente une seule liste des périodes TVA du dossier, avec pour chacune ce qui reste à faire et la prochaine action. Préparer la déclaration n’est actif que lorsque le rapprochement de la période est validé ; Simuler reste disponible à tout moment. Le résultat est un PDF de contrôle interne, pas un XML pour eCDF ; couverture 2026 : opérations intérieures ordinaires en EUR. Fyonalis n’envoie rien à l’administration.

1. Ouvrez Production comptable > Déclarations TVA ; dans Périodes TVA, choisissez Préparer la déclaration (Préparer une autre période pour une déclaration annuelle).
2. Vérifiez Simulation et Feuille de vérification, complétez les annexes annuelles applicables, puis dans Validation interne cochez la confirmation et Valider la préparation interne.
3. Choisissez Générer le PDF de contrôle ; il est conservé dans les documents de l’espace et retrouvé plus tard par Génération PDF et historique.

Une période déclarée affiche Déclarée le… et ne se prépare plus. Une correction pertinente demande une nouvelle validation. Aucun dépôt ni homologation ; signalez au bureau les cas hors couverture. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Utilisez votre compte personnel et votre mot de passe. Le sélecteur de langue, en haut de chaque page, propose Français, English, Deutsch, Lëtzebuergesch, Português et Nederlands ; une fois connecté, votre choix est enregistré sur votre compte. La langue de correspondance d’un espace, utilisée pour les e-mails, se choisit séparément dans ses informations. Après 50 échecs pour un même identifiant dans l’heure, toutes adresses confondues, la connexion ralentit : réessayez une minute après le dernier échec. Les tentatives déjà refusées ne prolongent pas ce délai ; une réussite ne remet pas ce compteur à zéro avant la fin de l’heure. Les limites existantes par adresse restent applicables, sur le web comme sur mobile. Une adresse depuis laquelle vous avez réussi une connexion avec cet identifiant au cours des 30 derniers jours est exemptée de ce ralentissement par identifiant ; les limites par couple identifiant-adresse et par adresse restent applicables.

1. Saisissez votre identifiant et votre mot de passe sur la page de connexion.
2. Si un changement est demandé, saisissez et confirmez le nouveau mot de passe puis reconnectez-vous.
3. Après des échecs répétés, l’écran Connexion affiche « Trop de tentatives, réessayez dans … » : patientez le temps indiqué. La limite porte sur le compte et sur l’adresse de connexion ; une connexion réussie remet à zéro le compteur de ce compte depuis cette adresse.

Compte inactif ou expiré : contactez votre interlocuteur habituel. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place. Ne transmettez jamais votre mot de passe.

Les documents et droits restent propres à chaque espace. Un espace unique s’ouvre directement ; sinon, Choisir votre espace les présente. Fyonalis s’utilise de préférence sur ordinateur ; le mobile sert au dépannage.

1. Si plusieurs espaces sont proposés, choisissez Ouvrir sur celui voulu ; ensuite, Changer d’espace (ou Mes espaces) y ramène.
2. Vérifiez le nom affiché et, au bureau, Vue : gestionnaire ou Vue : comptable avant une action.

Un accès client ne donne pas de droits professionnels. Le contact supplémentaire a seulement dépôt et documents reçus du bureau ; signalez un accès manquant au gestionnaire. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.

Le gestionnaire gère les collaborateurs et les référents. Mes clients ouvre le dossier courant. Gestion du cabinet propose Vue d’ensemble, Gestion Clients ▾, Gestion Cabinet ▾, Activité et facturation, Collaborateurs et Exercices à confirmer. Un dossier réservé est visible seulement des gestionnaires et des collaborateurs nommément autorisés. Toute la Gestion du cabinet, y compris Gestion Clients, est réservée au gestionnaire ; Mes clients reste ouvert à tous les comptables. Fin de mandat : Gestion Cabinet ▾ › Anciens clients (archives) demande au gestionnaire s’il conserve, en lecture seule, les documents et écritures de la période de son mandat, pendant 5 ans pour un client au Luxembourg ou 10 ans en Belgique (autre pays : 10 ans), à compter de la fin du mandat. Ce service est payant : un forfait d’archivage mensuel par ancien client conservé figure sur la facture du cabinet. Oui ouvre Consulter ; Non, ou Arrêter la conservation plus tard (la facturation s’arrête le mois suivant), propose Télécharger l’archive du mandat (ZIP : documents, écritures, exports et manifeste des empreintes), téléchargeable pendant 30 jours par défaut ; la date de fin est affichée, puis l’accès est fermé. Aucune suppression automatique.

1. Gestion du cabinet › Collaborateurs : choisissez le collaborateur puis vérifiez son niveau d’accès.
2. Gestion du cabinet › Gestion Clients › Affectation des référents : Tous les clients ou Sans référent ; choisissez Affecter, ou Changer auprès du nom actuel.
3. Pour réserver un dossier, ouvrez-le puis Profil > Profil comptable > Accès au dossier ; cochez Dossier réservé et les personnes autorisées, puis Enregistrer.
4. Gestion du cabinet › Services : tant qu’aucun service n’est proposé, le cabinet n’apparaît pas dans la liste des cabinets que les clients peuvent choisir ; proposez au moins un service pour être trouvé.

Le cabinet doit conserver au moins un gestionnaire actif. Une secrétaire invitée dans l’espace client avec le seul droit Déposer des documents ne voit que ses propres dépôts ; son rôle au cabinet ne lui ouvre pas un dossier réservé. L’aide explique les écrans ; elle ne consulte ni ne modifie votre dossier et ne fait aucune action à votre place.